Chu trình PDCA là công cụ hiệu quả giúp doanh nghiệp quản lý, cải tiến và nâng cao chất lượng doanh nghiệp. Vậy chu trình PDCA là gì? Cách ứng dụng PDCA trong doanh nghiệp như thế nào? Hãy cùng Langmaster tìm hiểu chi tiết ngay dưới đây nhé!

1. Tổng quan về chu trình PDCA

1.1 Chu trình PDCA là gì?

PDCA là một phương pháp quản lý, cải tiến liên tục được áp dụng trong nhiều lĩnh vực, không chỉ trong lĩnh vực quản lý chất lượng như ISO 9001 mà còn trong quản lý dự án, quản lý sản xuất,… 

PDCA là viết tắt của Plan – Do – Check – Act (Lên kế hoạch - Thực hiện - Kiểm tra - Điều chỉnh).

Chu trình PDCA là một vòng tuần hoàn quản lý liên tục, khép kín để tối ưu hóa hiệu suất, để tạo ra sự đổi mới liên tục trong một hoạt động cụ thể của doanh nghiệp.

Chu trình PDCA là gì? - Nguồn: https://1office.vn 

1.2 Nguồn gốc của mô hình PDCA

Mô hình PDCA có nguồn gốc từ công việc của hai nhà khoa học quản lý nổi tiếng, Walter A. Shewhart và Edwards Deming. Walter A. Shewhart - người được xem là "cha đẻ" của kiểm soát chất lượng thống kê, ông đã đặt nền móng cho mô hình PDCA và sử dụng nó để mô tả quá trình kiểm soát, cải tiến chất lượng.

Sau đó, những năm 1950 thì Edwards Deming đã tiếp tục và phát triển mô hình PDCA cùng với các nguyên tắc quản lý chất lượng thống kê của Shewhart và phát triển mô hình PDCA tại Nhật Bản. Ở Nhật Bản, PDCA được biết đến với tên "Chu trình Deming" hoặc "vòng tròn Deming," là một phần quan trọng của nền văn hóa quản lý và sản xuất, và đã góp phần quan trọng vào sự phát triển của nền kinh tế Nhật Bản trong thế kỷ 20.

Xem thêm: 

=> MBO LÀ GÌ? QUY TRÌNH QUẢN TRỊ MỤC TIÊU MBO HIỆU QUẢ

=> KPI LÀ GÌ? NHỮNG ĐIỀU CẦN BIẾT VỀ KPI CHO NGƯỜI MỚI ĐI LÀM

2. Các giai đoạn của chu trình PDCA

2.1 Plan - Lên kế hoạch

Bước đầu tiên là Plan (lập kế hoạch). Đây là bước giúp định hình hướng đi của doanh nghiệp, đảm bảo rằng các hoạt động sẽ được thực hiện một cách có hệ thống và mục tiêu. 

Dưới đây là các bước lên kế hoạch để bạn có thể tham khảo:

• Xác định vấn đề hiện có: Trước hết, doanh nghiệp cần phân tích kỹ lưỡng để xác định các vấn đề hiện có, bao gồm việc thu thập dữ liệu, phỏng vấn nhân viên, và kiểm tra quy trình làm việc. Mục tiêu là xác định rõ ràng các khía cạnh của vấn đề.
• Xem xét và đánh giá ưu tiên các vấn đề: Khi đã xác định các vấn đề, doanh nghiệp cần đánh giá chúng và xác định mức độ ưu tiên. Nó sẽ giúp xác định các vấn đề quan trọng nhất cần được giải quyết trước.
• Xác định cơ hội mới: Trong quá trình phân tích, doanh nghiệp nên tìm kiếm cơ hội mới, bao gồm việc nhận biết các xu hướng thị trường mới hoặc khám phá các lỗ hổng trong thị trường mà công ty có thể khai thác.
• Chia nhỏ mục tiêu: Sau khi đã xác định mục tiêu chung, doanh nghiệp cần chia nhỏ chúng thành các mục tiêu cụ thể và đo lường được. Các mục tiêu cần tuân theo nguyên tắc SMART (Specic – Measurable – Attainable – Realistic – Time-bound).
• Thiết lập kế hoạch hành động: Hành động là một phần quan trọng của quá trình lập kế hoạch, bao gồm các bước cụ thể để đạt được mục tiêu. Mỗi bước cần được gán số thứ tự, hạng mục công việc, thời gian hoàn thành và người thực hiện.
• Xác định các chỉ số KPI cần thiết: Các chỉ số KPI giúp doanh nghiệp đo lường hiệu suất, tiến độ trong việc đạt được mục tiêu. Các chỉ số này có thể liên quan đến sản xuất, chất lượng, tài chính, hoặc bất kỳ khía cạnh nào quan trọng đối với doanh nghiệp.
• Đảm bảo sự theo dõi và đánh giá: Cuối cùng, lập kế hoạch không chỉ là việc thiết lập mục tiêu, mà còn bao gồm việc theo dõi, đánh giá tiến độ. Doanh nghiệp cần thiết lập một quy trình để theo dõi, đánh giá triển khai kế hoạch và thực hiện điều chỉnh khi cần thiết.

Plan - Lên kế hoạch - Nguồn: https://wikimedia.org/

2.2 Do - Thực hiện

Sau khi hoàn thành bước Plan (lên kế hoạch), bước tiếp theo trong chu trình PDCA là thực nghiệm tiêu chuẩn hóa quy trình. Điều quan trọng nhất khi thực hiện bước này là đảm bảo rằng tất cả các thành viên trong tổ chức được thông báo về những thay đổi, nội dung đã được đề ra trong kế hoạch trước đó. 

Trong quá trình thử nghiệm, doanh nghiệp nên cố gắng thu thập toàn bộ dữ liệu liên quan để sử dụng trong quá trình đo lường kết quả. Số liệu này có thể bao gồm các dữ liệu về hiệu suất, chất lượng, thời gian, tài chính và các chỉ số KPI đã xác định trong giai đoạn lập kế hoạch. Bất kể kết quả là tích cực hay tiêu cực, đều cung cấp thông tin hữu ích để đánh giá quá trình thử nghiệm và xác định các điểm mạnh, yếu trong quy trình.

2.3 Check - Kiểm tra

Trong giai đoạn kiểm tra của chu trình PDCA, việc xây dựng hệ thống các thông số khách quan và định lượng là một phần quan trọng. Những thông số này sẽ cung cấp căn cứ chính để đánh giá tiêu chuẩn chất lượng của quy trình được cải tiến, cũng như so sánh hiệu quả với những chu kỳ trước đó.

Trong quá trình kiểm tra, doanh nghiệp cần dựa vào các dữ liệu đã thu thập để nhận biết những vấn đề và khả năng cải thiện. Một phần quan trọng khác trong bước kiểm tra là nhận ra các vấn đề cụ thể mà doanh nghiệp đang gặp phải. Nó đòi hỏi sự tập trung, phân tích sâu hơn để xác định nguyên nhân gốc rễ của các vấn đề.

Check - Kiểm tra - Nguồn: https://lptech.asia/ 

2.4 Action - Điều chỉnh

Trong chu trình PDCA, "A" có thể được hiểu đồng thời theo hai ý: "Act" - Hành động và "Adjust" - Điều chỉnh. Ở giai đoạn này, doanh nghiệp tiến hành thực hiện các hành động để khắc phục các vấn đề đã xác định ở giai đoạn kiểm tra (Check). 

Theo đó, sẽ có hai phương án giải quyết như sau:

• Nếu đạt được kết quả mong đợi: Doanh nghiệp có thể sử dụng kết quả làm tài liệu tham khảo cho các kế hoạch, hoạt động sau này hoặc chia sẻ thông tin về thành công này cho các bộ phận khác trong tổ chức. Điều này giúp tạo ra một sự thừa nhận về những phương pháp hoạt động tốt.
• Nếu kết quả thấp hơn mong đợi: Doanh nghiệp cần phân tích để tìm ra giải pháp mới hoặc cải thiện, có thể bao gồm việc điều chỉnh quy trình, thay đổi chiến lược, hoặc đề xuất các biện pháp sửa đổi. Kết quả không mong đợi cũng cung cấp cơ hội để học hỏi và phát triển.

Lưu ý rằng PDCA không phải là một phương pháp chỉ áp dụng một lần là xong. Thị trường hiện nay rất năng động và luôn biến đổi không ngừng. Do đó, doanh nghiệp cần phải duy trì cam kết với cải tiến liên tục để có thể thích ứng với những thay đổi này. 

Xem thêm: 

=> QUẢN TRỊ MARKETING LÀ GÌ? CẨM NANG CẦN BIẾT VỀ QUẢN TRỊ MARKETING

=> QUẢN TRỊ KINH DOANH LÀ GÌ? A - Z THÔNG TIN VỀ QUẢN TRỊ KINH DOANH

3. Lợi ích của chu trình PDCA đối với doanh nghiệp

Áp dụng mô hình PDCA vào quản lý mang lại nhiều lợi ích quan trọng cho tổ chức và doanh nghiệp. Cụ thể:

• Cải tiến liên tục: PDCA tạo cơ hội cho việc đánh giá, cải tiến không ngừng. Từ đó, giúp tổ chức không chỉ duy trì mục tiêu mà còn tìm kiếm cách để nâng cao hiệu suất và hiện thực hóa mục tiêu đề ra.
• Kiểm soát hiệu quả: PDCA cho phép kiểm soát hoạt động sản xuất, kinh doanh một cách hiệu quả hơn. Việc kiểm tra, đánh giá kết quả đảm bảo rằng các hoạt động đang diễn ra theo các tiêu chuẩn được đặt ra về chất lượng như: ISO 9001, ISO 22000,..
• Khuyến khích sự thay đổi: Mô hình PDCA thúc đẩy sự linh hoạt, sáng tạo trong quản lý. Nó khuyến khích nhân viên tham gia vào quá trình cải tiến và đóng góp ý kiến để cải thiện quy trình sản phẩm.
• Nâng cao năng lực cạnh tranh: Qua việc liên tục cải tiến quy trình và sản phẩm, tổ chức trở nên năng động, có khả năng cạnh tranh mạnh mẽ hơn trên thị trường.
• Duy trì hiệu lực kiểm soát quy trình dự án: PDCA giúp đảm bảo rằng các hoạt động kiểm soát quy trình, dự án vẫn duy trì hiệu lực theo thời gian. Điều này đặc biệt quan trọng trong việc đáp ứng các yêu cầu và tiêu chuẩn quy định.

Lợi ích của chu trình PDCA đối với doanh nghiệp

4. Những trường hợp cần áp dụng chu trình PDCA

PDCA (Plan-Do-Check-Act) có thể được áp dụng trong nhiều trường hợp khác nhau trong quản lý và hoạt động của một tổ chức. Cụ thể:

• Sử dụng để cải thiện quy trình sản xuất, kiểm soát chất lượng sản phẩm, dịch vụ, đảm bảo tuân thủ các tiêu chuẩn chất lượng.
• Trong quản lý dự án, PDCA có thể giúp theo dõi tiến độ, đánh giá hiệu suất dự án, và điều chỉnh kế hoạch khi cần thiết để đảm bảo dự án hoàn thành thành công.
• PDCA có thể áp dụng để quản lý, giảm thiểu rủi ro trong các hoạt động doanh nghiệp. 
• Khi muốn cải tiến sản phẩm hoặc dịch vụ hoặc triển khai các phiên bản mới, PDCA giúp xác định, thực hiện, và đánh giá các thay đổi cần thiết.
• Áp dụng vào các quy trình làm việc có tính chất tuần hoàn và khép kín, nơi các bước trong chu trình có thể lặp đi lặp lại để cải thiện hiệu suất và chất lượng.
• Tổ chức mong muốn duy trì cam kết với cải tiến liên tục. Bằng việc thường xuyên lặp lại chu trình này, doanh nghiệp có thể đảm bảo rằng họ không ngừng nâng cao hiệu suất và chất lượng của họ.

Xem thêm: 

TOP 10+ MÔ HÌNH QUẢN LÝ DỰ ÁN HIỆU QUẢ, PHỔ BIẾN NHẤT

AIDA LÀ GÌ? CÁCH ỨNG DỤNG MÔ HÌNH AIDA TRONG MARKETING HIỆU QUẢ

Những trường hợp cần áp dụng chu trình PDCA

5. Ứng dụng của chu trình PDCA trong làm việc nhóm

Giai đoạn 1: Plan – Lập kế hoạch

Trong giai đoạn đầu tiên của chu trình PDCA, quản lý cần thực hiện một số nhiệm vụ quan trọng để lập kế hoạch, chuẩn bị cho quá trình cải tiến. Cụ thể:

•  Xác định mục tiêu cụ thể mà nhóm hoặc tổ chức muốn đạt được. Mục tiêu này cần phải rõ ràng, cụ thể và có thể đo lường được.
• Mô tả các công việc một cách cụ thể để tránh sự nhầm lẫn và đảm bảo tính rõ ràng trong quá trình thực hiện.
• Xây dựng một đội ngũ, đặt thời hạn (deadline) cho việc hoàn thành công việc để giữ cho quá trình cải tiến diễn ra hiệu quả.
• Thu thập, lưu trữ thông tin cần thiết để hỗ trợ quá trình quản lý và đánh giá
• Xác định các bước cụ thể cần thực hiện để đạt được mục tiêu

Ứng dụng của chu trình PDCA trong làm việc nhóm

Giai đoạn 2: Do – Thực thi

Sau khi đã xây dựng kế hoạch, sẽ đến giai đoạn thực thi (do). Đây là giai đoạn quan trọng trong quá trình cải tiến, sự quản lý chặt chẽ, theo dõi thường xuyên là rất cần thiết để đảm bảo rằng kế hoạch được thực hiện một cách thành công. Bao gồm các nội dung:

• Triển khai công việc, đảm các nhiệm vụ được thực hiện một cách cẩn thận và chính xác.
• Liên tục theo dõi và báo cáo tiến trình công việc
• Đảm bảo rằng mọi người thực hiện công việc theo lịch trình đã đặt ra để đảm bảo tính hiệu quả, tránh chậm trễ trong quá trình cải tiến.
• Khi có sự cố, vấn đề hoặc thay đổi không mong muốn xảy ra trong quá trình thực hiện, cần ghi chép lại chi tiết. Điều này giúp tổ chức nắm bắt thông tin quan trọng để sau này có thể xem xét và đánh giá tại giai đoạn kiểm tra, điều chỉnh (Check and Act) của chu trình PDCA.

Giai đoạn 3: Check – Đánh giá

Sau giai đoạn thực thi của quá trình PDCA, nhiệm vụ của nhà quản lý tập trung vào việc đánh giá và kiểm tra kết quả triển khai kế hoạch của nhóm. Cụ th:

• Xem xét kết quả của quá trình thực hiện kế hoạch sau một khoảng thời gian cụ thể. Việc này giúp đo lường sự tiến bộ và hiệu suất của nhóm trong việc đạt được mục tiêu đã đề ra. 
• Xác định, ghi chép bất kỳ vấn đề hoặc sự cố nào xuất hiện trong quá trình thực hiện kế hoạch. Điều này sẽ giúp phát hiện các sai sót, trục trặc hoặc khó khăn mà nhóm gặp phải trong quá trình triển khai. 

Giai đoạn 4: Act – Điều chỉnh/hành động để thay đổi

Giai đoạn điều chỉnh trong quá trình PDCA là một phần quan trọng để đảm bảo tính hiệu quả và liên tục của quy trình. Trong giai đoạn này, team leader cần thực hiện các nhiệm vụ sau:

• Dựa trên các dữ liệu thu thập được, team leader cần sửa đổi kế hoạch ban đầu nếu cần thiết. Mục tiêu ở đây là đảm bảo rằng kế hoạch sẽ phản ánh đúng tình hình thực tế, giúp nhóm tiến gần hơn đến mục tiêu.
• Team leader cần xem xét các vấn đề đã phát sinh, xác định các biện pháp phòng ngừa để tránh tái diễn các vấn đề tương tự trong tương lai. 
• PDCA là một chu trình liên tục và sau giai đoạn điều chỉnh, quá trình sẽ tiếp tục lặp lại. Team leader cần tiếp tục hỗ trợ, chỉ đạo nhóm trong việc thực hiện các giai đoạn tiếp theo, từ việc lập kế hoạch, thực hiện, kiểm tra, đến điều chỉnh. 

6. Bí quyết áp dụng chu trình PDCA hiệu quả

Để ap dụng chu trình PDCA hiệu quả trong quản lý và cải tiến chất lượng đòi hỏi sự cam kết, kỷ luật. Dưới đây là một số bí quyết để thực hiện PDCA một cách thành công mà bạn cần lưu ý:

• Thiết lập mục tiêu cụ thể: Trước khi bắt đầu, hãy xác định rõ mục tiêu cụ thể mà bạn muốn đạt được thông qua quá trình PDCA. Mục tiêu cần phải đo lường được và có khả năng theo dõi tiến độ.
• Xem xét từng giai đoạn cùng với thành viên: Hãy tổ chức cuộc họp hoặc buổi đánh giá sau mỗi giai đoạn của chu trình PDCA với sự tham gia của các thành viên quan trọng. Điều này giúp đảm bảo sự hiểu biết, tham gia của tất cả mọi người trong quá trình cải tiến.
• Khuyến khích ý tưởng sáng tạo: Tạo môi trường thúc đẩy ý tưởng sáng tạo, không ngừng tìm kiếm giải pháp mới. Thường xuyên tổ chức phiên họp ý tưởng hoặc khuyến nghị những cải tiến từ tất cả các cấp bậc trong tổ chức.
• Dành đủ thời gian cho mỗi bước: Đừng vội vàng qua mỗi giai đoạn, mà hãy đảm bảo rằng mỗi bước được thực hiện đúng thời gian. Điều này giúp tránh những sai sót và hoàn thành mục tiêu một cách hiệu quả.
• Xác định thời điểm đánh giá: Đặt lịch trình cụ thể để đánh giá kết quả, tiến độ tại mỗi giai đoạn. Việc xác định thời điểm đánh giá sẽ giúp bạn biết khi nào cần điều chỉnh, cải thiện.
• Lặp lại quá trình: PDCA là một chu trình liên tục. Sau khi thực hiện các điều chỉnh, hãy lặp lại toàn bộ quá trình để tiếp tục cải tiến và duy trì chất lượng.

Bí quyết áp dụng chu trình PDCA hiệu quả - Nguồn: https://vinno.vn/ 

7. Case study của Toyota về áp dụng chu trình PDCA

Toyota Motor Corporation, một trong những hãng xe hơi hàng đầu thế giới, đã thực hiện chu trình PDCA (Plan-Do-Check-Act) và triết lý Kaizen (cải tiến liên tục) trong quản lý chất lượng và quá trình sản xuất. Cụ thể:

• Plan (Lập kế hoạch): Toyota luôn đặt ra mục tiêu cải tiến liên tục và tối ưu hóa quy trình sản xuất của, tập trung vào việc xác định các vấn đề tiềm ẩn trong quá trình sản xuất.
• Do (Thực hiện): Toyota thực hiện các biện pháp cải tiến được đề ra trong giai đoạn lập kế hoạch. Nhân viên Toyota được đào tạo để luôn tìm kiếm cơ hội cải tiến và áp dụng ngay những ý tưởng sáng tạo.
• Check (Kiểm tra): Toyota sử dụng hệ thống theo dõi, đánh giá chất lượng liên tục để kiểm tra hiệu suất của quy trình sản xuất. Đồng thời, thu thập dữ liệu về sản phẩm và quy trình sản xuất để đảm bảo rằng chất lượng được duy trì.
• Act (Điều chỉnh): Dựa trên kết quả kiểm tra và dữ liệu thu thập, Toyota thực hiện các biện pháp điều chỉnh và cải tiến để khắc phục các vấn đề phát sinh cho sản phẩm.

Case study của Toyota về áp dụng chu trình PDCA

Nhờ áp dụng chu trình PDCA, "Toyota Production System" (Hệ thống Sản xuất Toyota) đã giúp tạo ra những dòng xe có chất lượng cao, tối ưu hóa sản xuất và tiết kiệm tài nguyên. Từ đó, Toyota đã xây dựng một danh tiếng mạnh mẽ về chất lượng và hiệu suất trong ngành công nghiệp sản xuất ô tô.

Phía trên là toàn bộ nội dung về chu trình PDCA để bạn có thể tham khảo. Hy vọng những thông tin trên giúp bạn hiểu hơn về mô hình quản lý, nâng cao chất lượng ở trên nhé!